Declaratie en verantwoording

­Ieder jaar worden de i-standaarden voor het berichtenverkeer onderzocht en verbeterd. Het doel is om vermijdbare administratieve lasten verder terug te dringen. Op 1 januari 2021 gaat er een nieuwe release in werking: iWmo 3.0. Hieronder zetten we een aantal veelgestelde vragen op een rij:

Hoe werkt het nieuwe verzoek om wijziging?

Almere gaat vooralsnog niet werken met het verzoek om wijziging. We gaan hier wel mee testen in 2021 en kijken hoe dit werkt. Op dit moment is de organisatiestructuur bij de gemeente nog niet ingericht op deze werkwijze. Als we het gaan gebruiken, willen we zorgen voor een goed werkend proces dat ook echt iets oplevert voor alle betrokkenen.

Wat gebeurt er met de laatste dagen van 2020 die niet onder periode 13 vallen?

De gemeente neemt deze dagen op advies van het landelijke programma i-Sociaal Domein mee in periode 13. Hiervoor hebben wij nieuwe tarieven met JE gedeeld voor periode 13:

Wat gebeurt er met beschikkingen die in december worden toegekend?

We melden al onze consulenten dat er moet worden beschikt tot en met 31 december 2020 en dat er een nieuwe beschikking moet worden gemaakt per 1 januari 2021.

Wat gebeurt er met cliënten voor wie er een verlengingsaanvraag loopt in november/december?

Zie het antwoord hierboven. Zij krijgen twee beschikkingen.

Wat gebeurt er met de huidige beschikkingen? 

Alle huidige beschikkingen die doorlopen na 2020 worden administratief ingekort met einddatum 31 december 2020. Dit organiseert Stipter voor ons in het MO-platform. Na de 'freeze' stuurt Stipter ook de missende delen van oude beschikkingen naar zorgaanbieders.

Hoe werkt het indienen van declaraties over 2020 in 2021?

Dit gebeurt nog via de 303D-berichten.

Hoe werkt het indienen van declaraties over 2021?

Dit gaat via de nieuwe 323D-berichten.

De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) heeft landelijke inkoopafspraken gemaakt met aanbieders van specialistische jeugdhulpvoorzieningen (ook wel landelijk werkende instellingen genoemd) op basis van de volgende criteria:

• kleine aantallen per gemeente;
• een landelijk werkingsgebied;
• een specialistisch karakter.

De toegang tot deze jeugdhulp vindt plaats via dezelfde professionals die kunnen verwijzen naar andere vormen van jeugdhulp.

De gekozen aanbieder doet een verzoek om toewijzing bij de gemeente. Dit verloopt via het standaard-berichtenverkeer. Na controle op het contract en het woonplaatsbeginsel stuurt de gemeente een toewijzing. Ook alle vervolgstappen rond de start, beëindiging en declaratie van ondersteuning vinden plaats via het standaard-berichtenverkeer.

Verwijzing door een gemandateerde verwijzer naar een niet-gecontracteerde aanbieder kan alleen als er specifiek aanbod mist en als er afstemming is geweest met het interventieteam van de gemeente Almere. 

Heeft jouw organisatie geen contract met de gemeente Almere of de regio Flevoland, maar heb je wel hulp of ondersteuning geleverd? Dan kun je jouw factuur volgens onderstaande regels digitaal indienen via crediteurenverberg dit@almere.nl (bij voorkeur via Zorgmail). De tarieven voor niet-gecontracteerde aanbieders zijn gelijk aan die voor gecontracteerde aanbieders.

De factuur dient altijd een geanonimiseerd pdf-bestand te zijn. Bij de factuur voeg je een aparte, beveiligde bijlage met persoonsgevoelige gegevens: burgerservicenummer, verwijzer, productomschrijving en zorgperiode. Zet de volgende adresgegevens op de factuur: Gemeente Almere, Crediteurenadministratie/zorg, Postbus 200, 1300 AE Almere. 

Je factuur dient te voldoen aan de wettelijk gestelde eisen voor een verkoopfactuur:

• je volledige organisatienaam zoals bij de Kamer van Koophandel is geregistreerd;
• het volledige adres waar de onderneming feitelijk is gevestigd, inclusief telefoonnummer;
• het btw-nummer of de mededeling dat je bent vrijgesteld van btw;
• het KvK-nummer;
• de datum waarop de factuur is uitgereikt;
• een uniek volgnummer;
• het bedrag van de geleverde goederen of diensten exclusief btw;
• het btw-tarief en het btw-bedrag dat je in rekening brengt, indien van toepassing;
• Het IBAN-nummer waar het bedrag op overgemaakt kan worden.

Wij handelen alle opdrachten en bestellingen af volgens de algemene inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten van de gemeente Almere. 

Facturen die onjuist zijn geadresseerd of waarop de vereiste gegevens ontbreken, kunnen wij helaas niet in behandeling nemen.

Aanbieders en de gemeente wisselen vaak – veelal privacygevoelige – informatie met elkaar uit. Het proces van toewijzen, registreren, leveren, declareren, betalen en verantwoorden van ondersteuning moet goed verlopen. Er is een landelijke infrastructuur opgezet om gemakkelijk en veilig digitale berichten uit te wisselen. Die helpt om de administratieve lasten voor alle betrokkenen beperkt te houden. Voor aanbieders verloopt dit via VECOZO, voor gemeenten via het Gemeentelijk Gegevensknooppunt.

Is jouw organisatie nog niet aangesloten? Regel dit dan alsnog via de website van VECOZO. Om aan te sluiten heb je een AGB-code en een uittreksel van de Kamer van Koophandel nodig. Ben je eenmaal aangesloten op VECOZO, dan zorgt de gemeente dat het veilige berichtenverkeer tot stand kan komen met het Gemeentelijk Gegevensknooppunt. Voor vragen hierover kun je terecht bij je contractmanager.

Grotere aanbieders hebben vaak eigen applicaties die het gebruik van VECOZO ondersteunen. Voor kleine aanbieders geldt dit vaak niet. Om deze organisaties te helpen, is de zogeheten Berichtenapp ontwikkeld.

Levert jouw organisatie hulp of ondersteuning via de Jeugdwet en/of de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo)? Op de website van het programma i-Sociaal Domein vind je de landelijk vastgestelde modeldocumenten voor je productieverantwoordingen en controleverklaring. Dit zijn:

• Landelijk accountantsprotocol financiële verantwoording
• Financiële productieverantwoording Jeugdwet 
• Financiële productieverantwoording Wmo

Ingevulde productieverklaringen kun je sturen aan verantwoordingsociaaldomeinverberg dit@almere.nl.