Procescoördinatie bij op- en afschalen

• Reguliere procescoördinatie wordt meestal uitgevoerd door de meest prominente verlener van zorg of ondersteuning. Is dit niet afdoende, dan is onafhankelijke procescoördinatie mogelijk.
• De onafhankelijke procescoördinatoren hebben bij voorkeur een diverse achtergrond als deskundige professional op de leefgebieden psychische gezondheid, sociale relaties, opvoeding, onderwijs en financiën.
• De onafhankelijke procescoördinator is een deskundige op het gebied van hulpverlening, crisismanagement en coördinatie en heeft kennis van de sociale kaart.
• Hij/zij heeft inzicht in en kennis van de keten- en netwerkstructuur in Almere en in Flevoland en heeft methodische kennis op het gebied van coaching en begeleiding van professionals.

Een onafhankelijke procescoördinator is in staat om:

• afstand te nemen van het concrete proces van hulpverlenen;
• verbanden te leggen tussen de mogelijkheden van de verschillende instellingen;
• de betrokken hulpverleners in plaats van inspanningsgericht te laten werken te laten focussen op gezamenlijk resultaat en daadwerkelijke verbetering van de leefsituatie van een huishouden;
• zo nodig uit de voorgestelde trajecten de juiste te kiezen en alle professionals hieraan te committeren;
• zo nodig hulpverleners en leidinggevenden aan te spreken op het niet nagekomen afspraken;
• knopen door te haken;
• signalen op te vangen over samenwerking in de sociale infrastructuur en die signalen concreet te presenteren aan betrokken organisaties en/of de gemeente.

Een onafhankelijke procescoördinator:

• zorgt voor voorwaardenscheppende zaken (zoals het regelen van een vergaderlocatie);
• bereidt en zit de rondetafelgesprekken voor;
• stelt samen met de andere deelnemers vast wat de vraag is van het huishouden/de cliënt;
• ontwikkelt met de leden van het huishouden, betrokken professionals en organisaties een geïntegreerd plan van aanpak met aangegeven te behalen resultaten, prioriteiten en een tijdschema;
• overlegt met betrokken organisaties welke organisatie wat voor hulp of ondersteuning biedt, binnen welke termijn en aan welk lid of welke leden van het huishouden;
• zorgt voor verslaglegging en afsprakenlijsten;
• onderhoudt contacten en maakt zo nodig afspraken met eventueel ingeschakelde externe deskundigen en de brandpuntfunctionaris;
• maakt afspraken met de betrokken professionals wanneer en hoe hij/zij op de hoogte wordt gehouden van de voortgang;
• zorgt voor een goed verloop van het hele communicatieproces rondom de procescoördinatie;
• houdt de eigen taakstelling en die van de betrokken professionals goed in de gaten;
• zorgt voor bewaking van de privacy van betrokken personen met inachtneming van het uitgangspunt dat (waar van toepassing) het welzijn en de veiligheid van betrokken kinderen centraal staat;
• zorgt voor afschaling als het beoogde resultaat is bereikt en draagt de verdere coördinatie over aan een van de betrokken professionals.

Een onafhankelijke procescoördinator: 

• heeft een onafhankelijke positie en speelt expliciet geen rol in ondersteuning van en hulp aan het betreffende huishouden. Dit om breed te kunnen kijken naar de situatie en om belangenverstrengeling te voorkomen.
• is zichtbaar en goed bereikbaar voor alle professionals in de wijk én voor professionals werkzaam in de tweede en derde lijn. 
• wordt door alle betrokken professionals op de hoogte gehouden over de nieuwe ontwikkelingen en/of de onmogelijkheid om gemaakte afspraken na te komen.
• heeft het mandaat om, als de omstandigheden daartoe aanleiding geven, te besluiten dat bepaalde professionals niet meer nodig zijn en/of dat andere professionals ingezet moeten worden. 
• overlegt zo nodig over dit besluit met de leidinggevenden van de betrokken professionals. Als het proces desondanks stagneert, zorgt de procescoördinator voor verdere opschaling en dus inzet van de brandpuntfunctionaris.

• De onafhankelijke procescoördinatoren sluiten aan op het Sociaal Stedelijk Team en JGZ Almere. Deze teams vormen een stedelijk netwerk van vertegenwoordigers van tweedelijnsorganisaties met specialistische kennis. Ze zijn verbonden aan de verschillende stadsdelen als onderdeel van de sociale infrastructuur.
• Alle bij ondersteuning betrokken organisaties, inclusief de gemeente, accepteren de positie van de onafhankelijke procescoördinator met betrekking tot diens mandaat over de in te zetten ondersteuning. Concreet betekent het dat de benodigde beschikkingen zonder discussie worden afgegeven en dat de afgesproken ondersteuning zo snel mogelijk wordt ingezet.
• De basis voor het mandaat op beschikkingen ligt in het plan van aanpak. Dit is gebaseerd op het verslag van de afspraken uit de rondetafelgesprekken. De onafhankelijke procescoördinator stelt dit verslag op en maakt het plan van aanpak. Hij/zij maakt voor de verslaglegging en de bewaking van de voortgang gebruik van het dossiersysteem dat ook de wijkwerkers hanteren.
• Voor het zorgvuldig kunnen blijven uitvoeren van hun rol is het nodig dat de onafhankelijke procescoördinatoren regelmatig bij elkaar komen om ervaringen uit te wisselen en knelpunten te signaleren. Hierbij moet ook de brandpuntfunctionaris betrokken worden.

In situaties waarin de ondersteuning vastloopt of kaders ontoereikend zijn, kan de brandpuntfunctionaris, zo nodig met inzet van diens doorzettingsmacht, het proces weer vlottrekken. Hierbij kan het gaan om een van de volgende situaties: 

• De communicatie komt niet op gang, omdat het niet lukt professionals bij elkaar te brengen.
• Betrokken professionals kunnen het niet met elkaar eens worden over de benodigde ondersteuning, ondanks de inzet van procescoördinatie.
• Een of meer professionals houden zich niet aan gemaakte afspraken.
• Er is wel overeenstemming over inhoud en urgentie van de hulpverlening, maar de capaciteit voor de uitvoering ontbreekt.
• De verschillende kaders staand de benodigde oplossing niet toe en vragen om een afgewogen afwijking van de regels.

Tot slot is het denkbaar dat ondanks alle inspanningen het beoogde resultaat niet wordt bereikt en het onduidelijk is waarom. Dan kan aan de brandpuntfunctionaris gevraagd worden mee te denken. 

Om te zorgen dat de brandpuntfunctionaris alleen dan wordt ingezet als alle andere mogelijke interventies niet hebben gewerkt, verloopt de inzet van de brandpuntfunctionaris bij voorkeur via een van de onafhankelijke procescoördinatoren, uitgezonderd situaties die betrekking hebben op stagnatie van de zorg bij vormen van residentiële ondersteuning. In dergelijke gevallen kan de brandpuntfunctionaris rechtstreeks door een van de betrokken organisaties worden benaderd.

• de geboden ondersteuning door (en/of ingezet via) JGZ Almere, de wijkteams en/of de wijknetwerken onvoldoende resultaat oplevert.
• JGZ Almere, de wijkteams en/of de wijknetwerken beslissen dat zij onvoldoende kennis hebben om de situatie te analyseren en/of geen goede oplossingen kunnen aandragen.
• JGZ Almere, de wijkteams en/of de wijknetwerken het niet eens zijn over het opschalen. Zij bellen dan altijd met de onafhankelijke procescoördinator voor advies.

Werkwijze bij opschalen 

• De betrokken hulpverlener neemt rechtstreeks, via het Sociaal Stedelijk Team of via JGZ Almere contact op met een onafhankelijke procescoördinator.
• De casus wordt toegelicht en de onafhankelijke procescoördinator beslist of opschaling nodig is, of dat er nog andere mogelijkheden zijn. 
• De onafhankelijke procescoördinator legt contact met alle bij het huishouden betrokken hulpverleners en roept hen en de leden van de huishouding zo nodig binnen tien werkdagen na het binnenkomen van het verzoek bij elkaar. Bij de betrokken hulpverleners zit in ieder geval een vertegenwoordiger van JGZ Almere, de jeugdhulpaanbieder, de school en het gezondheidscentrum. Indien relevant (mogelijke signalen van kindermishandeling en huiselijk geweld) is er ook iemand van Veilig Thuis Flevoland of Samen Veilig en het wijkteam.

Procescoördinatie wordt ingeschakeld voor afschalen als het gaat om huishoudens die, na intensieve ondersteuning vanuit de ambulante of residentiële derde lijn, weer verder kunnen met lichtere ondersteuning (afschaling) en als:

• de betrokken hulpverlening te weinig kennis heeft om dat op een afdoende manier te regelen;
• de betrokken hulpverlening te weinig vertrouwen heeft dat de lichtere vormen van ondersteuning voldoende adequaat geregeld is/kan worden en er hiervoor nadere afspraken nodig zijn.

Werkwijze bij afschalen
De betrokken hulpverlening neemt contact op met de betreffende toegang (JGZ Almere, wijkteam of Sociaal Stedelijk Team), omdat de toekenning in de praktijk niet adequaat blijkt. De casus wordt toegelicht en de professional beslist of de situatie door de toegang is op te lossen, of de inzet van een onafhankelijke procescoördinator nodig is of dat er nog andere mogelijkheden zijn.

De onafhankelijke procescoördinator legt contact met alle bij het huishouden betrokken hulpverleners en roept hen en de leden van de huishouding zo nodig binnen tien werkdagen na binnenkomen van het verzoek bij elkaar. Bij de betrokken hulpverleners zit in ieder geval een vertegenwoordiger van de wijkteams en het gezondheidscentrum.